A importância da gestão de documentos para a racionalidade no uso de recursos públicos: um estudo de caso

Abstract

A gestão de documentos traz inúmeros benefícios para as instituições que delas se utilizam, cumprido o papel do poder público em promovê-la, bem como salvaguardar os documentos de arquivos, servindo de suporte a tomada de decisão, a cultura, ao progresso científico, além de ser informativo e probatório, porém a falta de recursos públicos necessários a sua implantação atualmente é reflexo da crise econômica vivida pelo Brasil, amplificando os entraves para sua execução. A questão central que orienta este trabalho consiste em verificar empiricamente se é possível que a gestão de documentos seja empregada pelos gestores públicos como dispositivo para promover a racionalidade no uso de recursos públicos na PróReitoria de Graduação (PROGRAD) e por consequência na Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG)?. A pesquisa é qualitativa, caracterizada como indutiva afinal as abstrações são construídas a partir dos dados e descritiva, pois apresenta relatos de acontecimentos através de definições que o ambiente evidencia. Foram realizadas entrevistas semiestruturadas com os servidores e um ex-servidor da Universidade, com observação participante, já que há contato com o grupo estudado, por fim foi imprescindível a pesquisa documental para maior entendimento sobre a instituição. Os resultados obtidos permitiram identificar que no caso estudado a gestão de documentos proporcionou o uso racional dos recursos públicos, assim como houve apoio institucional para realização do trabalho, planejamento para sua efetivação e continuidade, bem como soluções foram encontradas mesmo diante das dificuldades, o que possibilitou conquistas relacionadas à organização e controle da documentação, visando sempre o acesso ágil e preciso.